Politique voyages professionnels MdM

Version : 1.0
Périmètre : écosystème Médecins du Monde (salariés, bénévoles, prestataires, partenaires)
Objectif : assurer des déplacements utiles, sûrs, sobres et traçables.

1. Objet

Cette politique définit le cadre commun pour :

• décider si un déplacement est nécessaire,
• préparer et réaliser le déplacement dans des conditions sûres,
• choisir les options de transport et d’hébergement cohérentes avec nos engagements,
• gérer les exceptions et la traçabilité.

Les règles de remboursement, plafonds, justificatifs et délais sont dans les annexes.

2. Principes non négociables

2.1 Nécessité

Un déplacement n’est engagé que s’il est utile à la mission et qu’une alternative à distance n’est pas suffisante.

2.2 Sécurité d’abord

La sécurité prime toujours sur l’optimisation coût/temps/CO2. Si une règle “éco” ou “budget” met en risque, on l’écarte et on documente.

2.3 Sobriété et écoresponsabilité

Nous réduisons l’impact environnemental des déplacements. Règle opérationnelle : pas d’avion si une alternative permet le trajet en moins de 4 heures.

2.4 Conformité et traçabilité

Toute décision et toute exception doivent être traçables (raison, validation, preuves).

3. Rôles

• Voyageur : prépare, applique la politique, signale les risques, respecte le cadre.
• Manager / responsable : valide la nécessité, arbitre, contrôle les exceptions.
• Cellule Voyage / DALI : cadre opérationnel, appui, consolidation des règles, amélioration continue.
• DFJ / fonctions support : conformité et contrôle selon procédures internes.

4. Processus voyage

4.1 Avant le déplacement

• Définir l’objectif, les dates, les contraintes terrain et sécurité.
• Comparer les options : à distance, train, route, avion.
• Vérifier la règle “moins de 4 heures” (si applicable).
• Obtenir la validation avant engagement.

4.2 Réservation

• Réserver via le circuit prévu (Cellule Voyage / outil interne / prestataire).
• Choisir l’option la plus cohérente mission/sécurité/sobriété.
• Conserver les éléments de traçabilité (itinéraire, confirmation, justification des choix).

4.3 Pendant le déplacement

• Respecter les consignes sécurité.
• En cas d’imprévu : choisir l’option la plus sûre et raisonnable, puis documenter l’écart.

4.4 Après le déplacement

• Signaler incidents, anomalies et retours d’expérience utiles.
• Traiter les frais via la procédure NDF (annexes).

5. Règles de choix (cadre)

5.1 Hiérarchie

1. à distance, si possible
2. train / transports collectifs
3. covoiturage / véhicule, si pertinent
4. avion, si nécessaire et justifié

5.2 Confort et classes

Les règles de classes (avion/train), les plafonds et les cas particuliers sont définis en annexe.

5.3 Hébergement

Hébergement simple, sûr, proche des lieux de mission autant que possible. Éviter les options de confort non justifiées.

6. Exceptions

Une exception est possible en cas de contrainte :

• sécurité,
• santé,
• terrain,
• urgence opérationnelle majeure.

Toute exception doit être :

• justifiée,
• validée,
• documentée.

7. Gouvernance et mise à jour

La politique est revue au minimum annuellement. Les annexes (plafonds, procédures, référentiels) peuvent évoluer plus fréquemment et sont la référence opérationnelle.

8. Annexes (documents de référence)

• Annexe 1 : grille plafonds (transport, hébergement, restauration, frais de vie)
• Annexe 2 : politique NDF (procédures, justificatifs, délais, conformité)
• Annexe 3 : politique écoresponsabilité (engagements, règle “moins de 4 heures”, bonnes pratiques)
• Annexe 4 : référentiels sécurité (si applicables selon terrain)